ASSISTANT(E) À LA DIRECTION

Résumé du poste

Sous la supervision directe du directeur général de la CSUQ, le titulaire de cet emploi assistera le directeur général et le président de la CSUQ dans les tâches de secrétariat et la coordination de dossiers spécifiques.

Description du mandat

1. Secrétariat à la direction :

• Consigner et préparer des ordres du jour et procès-verbaux et compte rendu de réunions.
• Coordonner, préparer et assister au conseil d’administration et au comité exécutif et aux assemblées générales et différents comités ad-hoc.
• Coordonner et gérer les rendez-vous et les réunions du (de la) président (e) et gérer l’agenda du directeur général de la CSUQ
• Préparer, rédiger, saisir à l’ordinateur, réviser et relire la correspondance, des présentations, des brochures, des publications, des rapports et autres documents connexes à partir de prise de notes dictées ou manuscrites.
• Ouvrir et distribuer le courrier postal et électronique et les autres documents reçus et coordonner la circulation des renseignements à l’interne et avec d’autres services de l’institution.
• Répondre aux demandes de renseignements reçues par téléphone et par courrier électronique et transmettre les appels téléphoniques et les messages.
• Établir et tenir des systèmes manuels et informatisée de classement des dossiers d’information.
• Classer et archiver les documents du directeur général de la CSUQ
• Accueillir les visiteurs pour le directeur général, déterminer le but de leur visite et les diriger vers la personne ressource appropriée.
• Compiler des données, des statistiques et effectuer des recherches si nécessaire. (par exemple: feuilles de temps des employés, suivi des entrées de fonds…)
• Mettre à jour la base de données générale de la CSUQ.
• Gérer la location de la salle de conférence.
• Veiller à générer un bon climat de travail.
• Recenser les plaintes clients et leur résolution dans un registre.
• Doit établir une relation privilégiée avec le conseil d’administration et être facilitatrice.

2. Dossiers spéciaux et tâches connexes :

• Être responsable de dossiers spécifiques à la demande du directeur général.
• Passer les examens et avoir le titre de commissaire à l’assermentation officielle.
• Assurer l’allocation d’une concession au cimetière et du suivi entre les différents acteurs. Informer le client, appeler le cimetière, attribuer un lot, remplir un formulaire et coordonner avec le cimetière.
• Soutien et assistance des autres départements en cas de besoin
• Préparation des lettres de félicitation ou de condoléance
• Coordination des activités de Bikor Holim
• Effectuer sur demande toute autre tâche connexe.

Profil du candidat

• Diplôme d’études post-secondaires; une qualification supplémentaire en tant qu’assistant administratif ou secrétaire sera un atout;
• Un minimum de 3 ans d’expérience pertinentes;
• Excellentes compétences de communication écrite et verbale en français et en anglais;
• Maîtrise de la Suite MS Office (Word, Excel, Powerpoint et Outlook);
• Excellentes compétences en gestion du temps et la capacité de prioriser le travail;
• Attention aux détails et compétences en résolution de problèmes;
• Excellentes habiletés en relations interpersonnelles et capacité à travailler en équipe;
• Autonomie, esprit d’initiative;
• Qualités de leadership;
• Excellente éthique de travail;
• Capacité de penser stratégiquement et de travailler dans un environnement multitâche.

Note : Cet offre de services s’applique indistinctement aux femmes et aux hommes

COORDONNATEUR(TRICE) – DÉVELOPPEMENT DES RESSOURCES FINANCIÈRES

Résumé du poste

Le(la) coordonnateur(trice) est chargé d’augmenter les revenus de la CSUQ.

Description du mandat

• Élaborer des plans d’action en matière de financement (sollicitation, relations personnelles et institutionnelles avec les donateurs, contributions annuelles, dons planifiés et projets supplémentaires). Ces plans devront comprendre le détail chronologique des mesures à prendre et des mécanismes d’évaluation des performances;
• Participer activement à une variété d’activités de réseautage afin de permettre l’identification, le développement, le maintien et le renforcement des relations avec les donateurs actuels et potentiels;
• Assurer le développement et le maintien de relations de travail solides avec les institutions et les dirigeants communautaires dans le but de définir et de mettre en œuvre des efforts de financement innovants et collaboratifs;
• Assister et participer à des webinaires, sessions de formation et conférences sur les nouvelles méthodes de financement;
• Organiser, planifier et exécuter les événements existants, tel que les projets sportifs-bénéfice annuels de la CSUQ (golf, soccer et tennis) et proposer de nouveaux projets de financement;
• Superviser les comités actifs dans le domaine du financement;
• Structurer et gérer le budget du service du financement dans le cadre des objectifs qui lui auront été fixés;
• Travailler étroitement et harmonieusement avec les bénévoles et les professionnels de la CSUQ;
• Agir à titre de représentant(e) de la CSUQ et solliciter des fonds auprès des donateurs actuels et potentiels.

Profil du candidat

• Diplôme universitaire dans un champ pertinent;
• Un minimum de 3 à 5 ans d’expérience pertinentes dans le financement, le développement des relations et la fidélisation de donateurs;
• Expérience dans la planification d’évènements;
• Excellentes habiletés en relations interpersonnelles et capacité à travailler en équipe;
• Autonomie, esprit d’initiative;
• Aptitudes en vente;
• Compétences solides en communication écrite et orale en français et en anglais;
• Compréhension des principes de financement;
• Qualités de leadership;
• Excellente éthique de travail;
• Capacité de penser stratégiquement et de travailler dans un environnement multitâche;
• Connaissance de la Suite MS Office (Word, Excel, Powerpoint et Outlook).

Note : Cet offre de services s’applique indistinctement aux femmes et aux hommes

ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF

Résumé du poste

Sous la supervision directe de la directrice de l’administration, le titulaire de cet emploi sera responsable d’effectuer une variété de tâches administratives et de bureau et de secrétaire. Les tâches consistent à fournir un soutien à l’organisme, à répondre aux besoins quotidiens du bureau et à gérer les activités administratives générales de l’entreprise.

Description du mandat

• Répondre et diriger les appels téléphoniques · Accueillir et aider les visiteurs au bureau;
• Aider à la préparation de rapports réguliers;
• Développer et maintenir un système de classement;
• Fournir un soutien général aux visiteurs;
• Fournir des informations en répondant aux questions et demandes;
• Gérer plusieurs projets;
• Préparer et surveiller les factures;
• Maintenir l’inventaire des fournitures en vérifiant les stocks pour déterminer le niveau d’inventaire; anticiper les fournitures nécessaires; placer et accélérer les commandes de fournitures; vérification de la réception des fournitures;
• Contribuer à l’effort d’équipe en réalisant des résultats connexes au besoin;
• Écrire des lettres et des courriels au nom d’autres employés de bureau;
• Répondre aux demandes de renseignements par courriel, par téléphone ou en personne.

Profil du candidat

• Diplôme d’études post-secondaires; une qualification supplémentaire en tant qu’assistant administratif ou secrétaire sera un atout;
• Un minimum de 2 ans d’expérience pertinentes;
• Connaissance des systèmes et des procédures de gestion de bureau;
• Connaissance pratique de l’équipement de bureau, comme les imprimantes et les télécopieurs;
• Excellentes compétences en gestion du temps et la capacité de prioriser le travail;
• Attention aux détails et compétences en résolution de problèmes
• Excellentes compétences de communication écrite et verbale en français et en anglais;
• Fortes compétences organisationnelles avec la capacité de multi-tâche;
• Excellentes habiletés en relations interpersonnelles et capacité à travailler en équipe;
• Autonomie, esprit d’initiative;
• Qualités de leadership;
• Excellente éthique de travail;
• Capacité de penser stratégiquement et de travailler dans un environnement multitâche;
• Connaissance de la Suite MS Office (Word, Excel, Powerpoint et Outlook).

Note : Cet offre de services s’applique indistinctement aux femmes et aux hommes